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にいがた防災バンクの普及事業推進事業計画並びに予算（案）承認の件 |
審議 |
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● |
ファイル名 |
: |
724-31K-0325S |
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● |
事業名 |
: |
にいがた防災バンクの普及事業推進事業計画 |
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● |
職務分掌 |
: |
724-31 |
: |
防災ネットワークの維持・連携 |
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● |
グループ名 |
: |
公益社団法人日本青年会議所 北陸信越地区新潟ブロック協議会 |
● |
: |
委員会 |
: |
持続可能な地域開発委員会 |
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● |
担当副会長 |
: |
小林 雄太 |
● |
: |
委員長 |
: |
髙橋 孝輔 |
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● |
担当専務理事 |
: |
杵渕 基成 |
● |
: |
文書作成者 |
: |
副委員長 山下 翔 |
||||
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● |
議案上程日 |
: |
2025年 3月27日 |
● |
: |
確認日 |
: |
2025年 3月27日 |
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事業要項(企画) |
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前回までの流れ(意見と対応) |
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● |
第2回財政局会議 |
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● |
開催日 |
2025年 |
2月 |
9日 |
(日) |
協議 |
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(事前) |
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意見1: |
LINEオープンチャットの導入をするという事だが、事前登録との関連性が議案から読み取れない。昨年は登録数を伸ばすことができず、仮に発災しても思うような動きはできなかったであろうと感じた。まずはこの制度を知ってもらい登録いただく事が何よりも重要ではないか。現状の内容では登録数も伸ばせず、また単にオープンチャットに登録しただけという事になる恐れがあるため、各LOMメンバーにこの制度の重要性や仕組みを認知してもらえるような手法や工夫をするように。 |
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対応1: |
案内文に災害発生時の青年会議所の動き、防災バンクの説明を追加しました。 |
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意見2: |
外部団体との連携で意見交換とありますが具体的に考えていることはあるか。 |
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対応2: |
行政、社協とJCの取り組み内容を共有し、災害支援についての最新のニーズを把握できるよう調整します。 |
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意見3: |
LINEオープンチャットの他に検討したものはあるか。 |
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対応3: |
参考資料5を追加しました。Slack、Facebook、Discoｒdと比較しました。 |
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意見4: |
前年度の引き継ぎ事項が資料としてあるとよい。 |
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対応4: |
参考資料6、7、8を追加しました。 |
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意見5: |
目的の検証方法の目標数値①LINEオープンチャットへの参加人数300人以上達成の根拠はあるか。 |
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対応5: |
参考資料9を追加しました。2022年の村上・関川の水害でのボランティアが6,521名でした。その3.5%である228人を超える数値を目標とします。 |
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意見6: |
収支予算書全体的にコメントを削除するように。 |
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対応6: |
コメントを削除しました。 |
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意見7: |
収支予算書様式1の右上の日付とverを記入するように。 |
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対応7: |
日付とverを追記しました。 |
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意見8: |
収支予算書様式2の摘要を記入するように。 |
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対応8: |
摘要を追記しました。 |
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意見9: |
収支予算書様式3収入明細書の金額が0になっている。科目含め修正するように。 |
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対応9: |
事業繰入金を61000円で追記しました。 |
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意見10: |
収支予算書様式3費用明細書の予備費を計上するように。 |
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対応10: |
予備費を120円で追記、計上しました。 |
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意見11: |
収支予算書様式3、4の振込手数料を記入、計上するように。 |
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対応11: |
振込手数料を880円で追記、計上しました。 |
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意見12: |
収支予算書様式4の上段の赤い部分見積り企業一覧を選択するように。 |
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対応12: |
見積り企業一覧を選択しました。 |
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意見13: |
収支予算書4のインボイス登録番号を記入するように。 |
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対応13: |
インボイス登録番号を追記しました。 |
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意見14: |
見積書について、宛名の誤字を修正、インボイス登録の記載、見積期限を2025年12月31日に変更、消費税額(内税)を表記したものを再取得するように。 |
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対応14: |
宛名の誤字を修正、インボイス登録の記載、見積期限を2025年12月31日に変更、消費税額(内税)を表記したものを再取得しました。 |
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意見15: |
映像・ポスター等作成依頼承諾書に誤字がある。北信越地区を北陸信越地区に修正するように。 |
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対応15: |
北陸信越地区に修正し、再取得しました。 |
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意見16: |
今回は各LOM、各LOM会社、従業員を対象としているが将来的には一般の方も対象となるかと思われる。その際の説明資料（絵コンテ、漫画、動画）などわかりやすい資料があると説明しやすいと思う。普及させるための手法として作成してもよいのかなと。想定している予算より使っていないので、作成したものを各LOMメンバーや会社の従業員に見せて反応を得るのもよいのではないかと思う。 |
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対応16: |
案内文に災害発生時の青年会議所の動き、防災バンクの説明を追加しました。 |
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意見17: |
ポスターのデザインはできているか。 |
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対応17: |
発注前なのでデザイン案はできておりません。デザイン後に必要であれば修正議案として上程いたします。 |
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(当日) |
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意見18: |
ポスターの活用方法はどのようなものか。 |
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対応18: |
防災の日の発信に電子データとして利用します。 |
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意見19: |
電子データであれば見積書がポスター制作代となっているので誤解がある。 |
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対応19: |
見積書の品名を修正し、再取得しました。 |
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意見20: |
データ作成で6万円は割高ではないか。 |
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対応20: |
一般的にロゴのデザイン費等と比べ、相場として高額ではないと考えます。 |
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意見21: |
作成するデータについての骨子を付けるように。 |
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対応21: |
審議対象資料5を追加しました。 |
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意見22: |
作成するデータについてJCIマークを付けるようであればコンプライアンスチェックシートを修正するように。 |
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対応22: |
JCIロゴをつけるため、コンプライアンスチェックシートを修正しました。 |
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意見23: |
予算が資料作成費となっているが、広報費の方が望ましいのではないか。 |
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対応23: |
資料作成費を広報費に変更、修正しました。 |
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意見24: |
議案内で9月31日となっているが、9月30日が正しいのでは。 |
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対応24: |
9月30日に修正しました。 |
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意見25: |
数値目標の根拠をわかりやすく議案に落とし込むように。 |
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対応25: |
数値の根拠の説明と参考資料のリンクを追加しました。 |
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意見26: |
予算総額の記載の仕方を修正するように。 |
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対応26: |
\61,000-に修正しました。 |
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意見27: |
委員会年間事業予算管理表は議案の予算と合わせるように。 |
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対応27: |
にいがた防災バンクの普及事業の事業繰入金を61000円に変更、修正しました。 |
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意見28: |
残りの金額の使い方があるのであれば役員会議までに固めるように。 |
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対応28: |
予算総額を61000円とします。 |
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意見29: |
コンプライアンス受付表の委員会名を記入すること。※の部分は規則審査会議を財政局会議に修正するように。 |
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対応29: |
委員会名を記載し、確認欄を財政局会議に修正しました。 |
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意見30: |
映像・ポスター作成依頼承諾書の下部の○○を修正するように。 |
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対応30: |
北陸信越地区新潟ブロック協議会に修正しました。 |
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意見31: |
収支予算書様式１の事業開始日を4月1日に、他の事業も修正、毎回議案上程時に日付とverを更新するように。 |
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対応31: |
事業開始日をそれぞれ修正し、日付とverを更新しました。 |
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意見32: |
収支予算書様式３の赤字を黒字にすること。編集してくださいを削除するように。 |
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対応32: |
細目を黒字に修正、編集してくださいを削除しました。 |
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意見33: |
見積企業一覧について、手数料が880円ではないのではないか。口座番号が見積書と違っているため修正するように。見積種別は紙かデータのどちらかを記入するように。納入方法を見積書にも記載し再取得するように。制作の字はあっているか確認し、修正するように。 |
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対応33: |
手数料を550円に修正、予備費を450円に修正、口座番号を修正、見積種別をデータと記入、納入方法を記載した見積書を再取得、制作ではなく作成に統一しました。 |
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意見34: |
JCIブランドガイドラインを遵守するように。 |
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対応34: |
JCIブランドガイドラインを遵守し、JCIロゴを使用します。 |
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意見35: |
広報戦略が重要なので工夫するように。 |
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対応35: |
広報方法に、委員会メンバーがLOMの中で周知いたします。と記載しました。 |
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● |
第2回役員会議 |
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● |
開催日 |
2025年 |
2月 |
18日 |
(火) |
協議 |
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(事前) |
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意見1: |
〈地域〉と〈まち〉という表現を使い分けている意図はなにか。 |
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対応1: |
地域社会などの熟語および持続可能なに続く場合は地域とし、それ以外はまちとします。 使い分けが不完全でしたので、運動で目指す理想の未来と実施に至る背景の地域をまちに修正しました。 |
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意見2: |
登録期間が1月～12月で翌年の更新が1月に行われるとのことだが、更新されるまでに空白の期間があるのではないか。 |
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対応2: |
LINEオープンチャットの更新はしません。事前ボランティアの登録は有効期間を2年とし、更新が無く2年経過した場合は情報を削除しますが、LINEオープンチャットは参加したままとなります。 |
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意見3: |
文書作成人の役職の記載をするように。 |
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対応3: |
文書作成人の役職を追記しました。 |
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意見4: |
事業計画収支予算書について振込手数料は550円ではなく330円ではないか。 |
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対応4: |
振込手数料を330円に修正しました。合わせて雑費を330円に修正、予備費を670円に修正しました。 |
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意見5: |
登録した方は翌年以降も自動的に登録更新されるのか。再度登録が必要なのか。 |
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対応5: |
LINEオープンチャットは再登録の必要はありません。事前ボランティアの登録は有効期間を2年とし、更新が無く2年経過した場合は情報を削除しますが、LINEオープンチャットは参加したままとなります。 |
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意見6: |
LINEオープンチャットの参加人数を増やすことだけが目的にならず、内容が理解できるように進めていくように。 |
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対応6: |
不定期にはなりますが防災に関する情報と合わせて、にいがた防災バンクの内容の説明を発信していきます。 |
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意見7: |
委員会メンバーで所属LOMや近隣LOMでの周知をします。とあるが、委員会メンバーでキャラバンなどを行うということか。キャラバンなどを行うのであれば予定表も参考資料として追加するように。 |
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対応7: |
キャラバン形式ではなく委員会メンバーにはアクセス可能な各LOMの会員一人ひとりに直接呼びかけをしていただきます。別途LOM内で周知が行いやすいよう登録依頼のビデオメッセージを作成します。広報戦略03と審議対象資料6を追加しました。 |
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意見8: |
防災の日発信活動について、ターゲットは誰か、LINEオープンチャットや対内向けに行うほかに対外へのアクションは計画しているか、対外への発信としてLINEオープンチャット参加者に各自のSNS発信の依頼をするだけで本事業の周知ができると考えているか。 |
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対応8: |
防災の日発信活動のターゲットはLINEオープンチャット参加者及びその周辺の人であり、防災意識の啓発とLINEオープンチャットの発信が参加者に認知されているかの検証が主な目的です。対外の方が目にした場合にも、青年会議所は本事業のような活動をしている団体だと認識され、よりよい効果を生み出すためチラシを作成し、SNSで発信いたします。対外への認知は付随的な効果としてありますが、ブランディングの基本となるインナーブランディングとして会員と一緒になって発信を行うことを重視しています。 |
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意見9: |
各LOM理事会資料への差し込みだけだと、LOMメンバー全員への周知には足りないと感じる。〈3月、4月の会員会議所会議で報告と案内を行い、各LOM専務理事より、自LOMの理事会資料やLOMメンバー全体への連絡ツール等に、案内文と登録申込フォームを差し込んでいただき、新潟ブロックメンバー全員への周知にご協力していただきます。〉といった内容への変更を提案する。 |
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対応9: |
広報戦略1を〈3月、4月の会員会議所会議で報告と案内を行い、各LOM専務理事より、自LOMの理事会資料やLOMメンバー全体への連絡ツール等に、案内文と登録申込フォームを差し込んでいただき、新潟ブロックメンバー全員への周知にご協力していただきます。〉に修正しました。 |
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意見10: |
担当運営専務を担当専務理事に修正するように。 |
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対応10: |
担当専務理事に修正しました。 |
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意見11: |
チラシをSNSでアップしたくなるようなデザインお願いします。また、具体的なデザイン案を議案に追加するように。 |
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対応11: |
SNSでアップしたくなるようなデザインとなるよう発注先との連携を行います。公益社団法人日本青年会議所は下請法で制定されている親事業者に該当し、審議通過前のデザインや修正作業は下請法に抵触する恐れがあり、審議通過後のデザイン着手がコンプライアンス上適切と考えます。 |
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(当日) |
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意見12: |
チラシの具体的なデザインがわからないため判断できない。 |
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対応12: |
審議は骨子で行い通過後に作成、完成版を財政局で確認いたします。 |
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意見13: |
目的と検証がかみ合っていないように感じる。目的も含め検証方法を精査するように。 |
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対応13: |
目的を精査、修正し、検証方法を追加し、審議対象資料7、8を追加しました。 |
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意見14: |
参考資料6にあるような行政や県社協との意見交換を踏まえて最新のニーズを把握する必要があるのではないか。 |
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対応14: |
行政や県社協との対談を早急に行い、最新のニーズを把握し、本議案に組み込みます。 |
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● |
第2回会員会議所会議 |
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● |
開催日 |
2025年 |
2月 |
26日 |
(水) |
協議 |
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(事前) |
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意見1: |
コンプライアンス審査会議 受付表について、[様式5]映像・ポスター等作成依頼承諾書の件数を記載するように。 |
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対応1: |
契約数1件に修正しました。 |
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意見2: |
予算の全てを使用する電子チラシの内容がわからない。「審議は骨子で行い通過後に財政局で確認する」とあるが、審議対象資料である電子チラシが無い状態では審議ができないかと思われる。 |
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対応2: |
業者に発注する前に業務に着手してもらい審議を待つ、ということは万が一否決され支払ができなかったり、何度も契約前に修正をさせたりすることは下請法違反になる可能性が高いです。ブロック役員で協議し、昨年度と同様のフローである、骨子で審議を行い、完成後に再度財政局でコンプライアンス審査を行うというプロセスで進めております。 |
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(当日) |
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意見3: |
新潟県内では中越大震災が起きた10月が防災意識の高まる時期だと思う。どのタイミングであれば防災意識が高まりやすいのか、JCの活動をより周知できるのか精査するように。 |
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対応3: |
新潟県民にとってより関心を持てると予想する中越大震災と防災をテーマにして発信活動を行います。〈防災の日発信〉を〈中越大震災が起きた日〉に変更し、実施期間を4月1日～10月31日に変更し、審議対象資料4を修正しました。 |
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意見4: |
背景と目的だけを読むとつながりが薄く感じる。参考資料8を読むと理解できたため、背景に参考資料8のような現状を記載するとよいのではないか。 |
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対応4: |
背景を精査し、修正しました。 |
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意見5: |
チラシ骨子について、災害の種類に新潟県ならではの雪害を入れ込むとよいのではないか。 |
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対応5: |
防災の日チラシ骨子の〈台風、高潮、津波、地震など〉を〈台風、高潮、津波、地震、雪害など〉に修正しました。 |
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意見6: |
にいがた防災バンクの登録目標が2024年度の10倍となっているが、現在の広報戦略で達成できるのか。 |
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対応6: |
各LOMへ周知をお願いするだけではなく、当委員会メンバーが所属LOMや関わりがある青年会議所メンバー一人ひとりににいがた防災バンクの説明をして参加を促すことで達成できると考えています。 |
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意見7: |
本議案の目的を達成するにあたってKPIが適切かわかりにくいので根拠の説明資料などを追加するように。 |
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対応7: |
参考資料11を追加しました。全体の成果の8割が全体の2割の要素によって生み出されているという法則があります。LINEオープンチャット目標参加人数の300人の2割である60件を目標とします。 |
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意見8: |
チラシについてどれほどの効果があったかを理由も含めてどのように検証するのか。 |
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対応8: |
我々自身がにいがた防災バンクを認識していることで口コミが広がるということが一番重視するべきことであろうと考えています。そのため、我々青年会議所メンバーがどれだけ行動できたかに注目して検証、評価します。 |
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● |
第3回財政局会議 |
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● |
開催日 |
2025年 |
3月 |
7日 |
(金) |
審議 |
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(事前) |
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意見1: |
コンプライアンス確認番号を議案本文とコンプライアンス受付表に記載するように。 |
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対応1: |
コンプライアンス確認番号を記載しました。 |
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意見2: |
ビデオメッセージは委員会で作成するのか。また、どのような配信方法か。 |
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対応2: |
ビデオメッセージは委員会で作成し、各LOMの例会や理事会で映像を流していただくようお願いをします。 |
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意見3: |
案内文内の2次元コードを入れるように。 |
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対応3: |
案内文の2次元コードを記載しました。 |
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意見4: |
QRコードの文言を2次元コードに変更するように。 |
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対応4: |
〈QRコード〉を〈2次元コード〉に修正しました。 |
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意見5: |
ボランティア活動保険に加入しているか否かの設問があるが、保険に加入していない方がボランティアに参加することはできない。災害時に備え、予め加入しておくことが求められる。加入を案内することなどは考えているか。 |
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対応5: |
基本各自加入していただくことを想定しています。災害発生時は保険に加入している方にボランティアに参加していただきます。 |
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意見6: |
ヒアリング対象(想定)となっているが、具体的に誰にヒアリングを行うのか。また、連携する外部団体に記載されている団体などは対象になっているか。 |
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対応6: |
行政と社会福祉協議会にヒアリングを行います。審議対象資料7を修正しました。 |
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意見7: |
審議対象資料3の防災の日発信活動は中越大震災が起きた日発信活動ではないか。正しい情報で修正するように。 |
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対応7: |
防災の日発信活動を中越大震災が起きた日発信活動に統一し、修正しました。 |
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意見8: |
防災についての発信活動について、発信内容は事前に確認を行うように。 |
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対応8: |
必要に応じて財政局に審査していただきます。 |
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意見9: |
審議対象資料3に半年に1回～更新するとある。具体的な時期をスケジュールに記載するように。 |
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対応9: |
4月、10月ににいがた防災バンクの再登録を促す発信を行います。スケジュールを追記しました。 |
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意見10: |
審議対象資料3の年度切り替えの時の新入会員登録推進について、具体的な時期、方法を記載してください。 |
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対応10: |
次年度以降の引継事項ですが、当委員会としては1.会員会議所会議での各LOMへの周知 2.にいがた防災バンク説明ビデオメッセージの発信 3.防災担当委員会メンバーによる一人ひとりの登録促進、を主として推奨します。 |
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意見11: |
ブランド戦略シートの認知ターゲット層が〈新潟県民及び新潟ブロック協議会会員会〉エクセルの原本は〈新潟県民及び新潟ブロック協議会会員会議所メンバー〉となっているので、正しい情報に修正するように。 |
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対応11: |
文字の大きさを調整し、見切れないように修正しました。 |
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意見12: |
議案が協議になっているので審議に修正するように。また、タイトルは〈～承認の件〉に修正するように。 |
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対応12: |
タイトルをにいがた防災バンクの普及事業推進事業計画承認の件に修正し、議案種類を審議に修正しました。 |
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意見13: |
審議対象資料2について、県外の案内を希望するか否かの設問があるが、案内を希望する方のみに案内を送るのか。また、県外の情報を共有する意図は何か。 |
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対応13: |
案内は全員に送ります。県外の情報を共有する意図は北陸信越地区としての連携を図るためです。アンケートで設問を設ける意図としては事前に、支援可能な人数の目安を把握することが他LOMへの支援情報として有用であると考えます。 |
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意見14: |
予算書について、振込手数料をキャッシュカード利用での手数料(275円)に修正するように。 |
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対応14: |
振込手数料を275円に、予備費を725円に修正しました。 |
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意見15: |
ファイル名の末尾を〈-3025S〉に修正するように。 |
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対応15: |
議案本文、受付表、コンプライアンスチェックシートのファイル名を724-31K-0325Sに修正しました。 |
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意見16: |
中越大震災が起きた日発信活動について、1日に限定せずにチラシ骨子にある台風、高潮、津波、地震、雪害に関連する日に、該当する災害の注意喚起を行うと防災意識向上につながるのではないか。また、実際のボランティア活動事例などを併せて発信することでボランティアにたいする意識も向上できるのではないか。 |
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対応16: |
我々が発信するのではなく、登録会員が発信することに意味があると考えます。その場合、年に何度もあるより1度に絞ることで発信していただける人が増えると考えます。 |
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(当日) |
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意見17: |
ビデオメッセージの真っ暗な場面があるが、どのようになる予定か。 |
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対応17: |
完全版には人物が話す映像が流れ、動画全体を通してテロップを表示して、見る人が分かりやすいようにします。 |
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意見18: |
次年度へ引継をする場合、1月から稼働させるために予定者段階から引継をする必要があるのではないか。11月報告予定だと次年度への引継が遅くなり、稼働にタイムラグが生じるがどう考えているか。 |
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対応18: |
にいがた防災バンクへの情報登録に関しては2年間有効なため、次年度の担当委員会が運営することは可能であると考えます。 |
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意見19: |
次年度へにいがた防災バンクが引き継がれなかった場合、他団体へ引き継ぐことが考えられるが、社協とのやり取りメモを見ても引継に関する情報のやり取りがない。どのように考えているか。 |
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対応19: |
社協に移管するような具体的な提案はしていませんが、にいがた防災バンクの実際の動向を見ていただいてから改めて意見交換の機会を設け、移管に関するフィードバックを引継していきたいと考えています。 |
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● |
第3回役員会議 |
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● |
開催日 |
2025年 |
3月 |
18日 |
(火) |
審議 |
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(当日) |
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意見1: |
中越大震災について、日本では新潟県中越地震と呼称されており、新潟県では新潟県中越大震災と呼称されているが、どちらかに統一し、理由も記載するように。 |
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対応1: |
新潟県中越大震災に統一しました。新潟県も甚大な被害をもたらしたことを忘れないように新潟県中越大震災と呼称しているため、新潟県中越大震災と呼称します。 |
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意見2: |
事業報告が11月となっているが、次年度への引継を考慮すると10月までに報告をする必要がある。どのように事業報告し、どのように次年度へ引継ぐのか検討するように。 |
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対応2: |
早めに引き継ぐべき事項について、本事業終了前に引継が可能な事項に関しては別途引継ができるようにします。 |
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意見3: |
引継について、文章だけでは理解が遅くなってしまうのでフローチャートのような図を用いてわかりやすい引継資料を用意するように。 |
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対応3: |
引継資料には図を用いてなるべくわかりやすいものを作成し、引継をスムーズに行えるようにします。 |
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● |
第3会員会議所会議 |
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● |
開催日 |
2025年 |
3月 |
29日 |
(土) |
審議 |
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(事前) |
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意見1: |
目標数値④の検証方法はどのようなものか。 |
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対応1: |
10月23日から10月30日までに〈#にいがた防災バンク〉の投稿アカウント数を集計します。 |
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(当日) |
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意見2 |
SNSの発信人数は全てのSNSの合算なのか。また、1人が複数のアカウントで発信した場合でも合算して集計するのか。 |
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対応2 |
確認できるアカウントの場合は1人と集計します。 |
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●議案上程スケジュール |
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事業計画 ・ 予算 |
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事業報告 ・ 決算 |
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回数 |
諸会議名 |
開催日時 |
議事 |
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回数 |
諸会議名 |
開催日時 |
議事 |
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● |
第2回 |
財政局会議 |
2025年 2月 9日 |
協議 |
● |
第11回 |
財政局会議 |
2025年11月 3日 |
協議 |
|
● |
第2回 |
役員会議 |
2025年 2月18日 |
協議 |
● |
第11回 |
役員会議 |
2025年11月15日 |
協議 |
|
● |
第2回 |
会員会議所会議 |
2025年 2月26日 |
協議 |
● |
第11回 |
会員会議所会議 |
2025年11月25日 |
協議 |
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● |
第3回 |
財政局会議 |
2025年 3月 7日 |
審議 |
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● |
第3回 |
役員会議 |
2025年 3月18日 |
審議 |
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● |
第3回 |
会員会議所会議 |
2025年 3月29日 |
審議 |
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※議案上程スケジュールは、年間事業フレームに沿って的確な時期に上程を行う |
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